Política de privacidad#

#Introducción

EKISA S.A.S. opera la plataforma Kivox (https://ekisa.com.co/). Este documento describe de forma clara y directa cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos la información personal y los datos que usted procesa a través de nuestro servicio.

Al crear una cuenta o utilizar Kivox, usted acepta los términos de tratamiento de información expuestos en esta política.

#Información que recopilamos

Recopilamos únicamente la información necesaria para el funcionamiento y la seguridad de la plataforma.

#Información provista por el usuario

• Datos de cuenta: Nombre, correo electrónico y credenciales de acceso al registrarse.
• Organizaciones y equipos: Nombres de espacios de trabajo, listas de miembros e invitaciones enviadas.
• Documentos y contexto: Archivos, textos y manuales que usted decide cargar para consulta de los asistentes.
• Conversaciones y prompts: Mensajes enviados, preguntas formuladas y respuestas generadas en los canales de chat.
• Configuraciones personalizadas: Instrucciones para asistentes, conexiones a servicios externos y llaves de acceso programático.

#Información recopilada automáticamente

• Datos de sesión y red: Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo y marcas de tiempo de conexión.
• Registros de consumo: Registro de peticiones, volumen de tokens procesados y tiempo de respuesta para fines de facturación y control de cuotas.

#Tecnologías de sesión

Utilizamos cookies técnicas y almacenamiento local exclusivamente para mantener activa la sesión del usuario, recordar preferencias de interfaz y prevenir accesos no autorizados.

#Uso de la información

La información recopilada se destina a los siguientes fines específicos:

#Operación del servicio

• Autenticar usuarios y gestionar permisos dentro de cada espacio de trabajo.
• Procesar documentos cargados para permitir búsquedas semánticas precisas durante las consultas.
• Enviar sus consultas a los modelos de lenguaje para generar las respuestas solicitadas en tiempo real.
• Registrar el consumo de recursos de manera transparente y auditable.

#Mantenimiento y soporte

• Resolver incidencias técnicas y responder solicitudes de asistencia.
• Notificar cambios operativos relevantes o actualizaciones de seguridad.
• Prevenir abusos, fraudes y actividades que comprometan la estabilidad del sistema.

#Obligaciones legales

• Atender requerimientos de autoridades competentes y conservar registros contables requeridos por la legislación aplicable.

#Transferencia y divulgación a terceros

No vendemos, alquilamos ni comercializamos datos de usuarios. La información solo se comparte en las siguientes circunstancias operativas:

#Proveedores de procesamiento de inteligencia artificial

Para generar respuestas, el texto de las consultas y los fragmentos relevantes de sus documentos se transmiten a proveedores de modelos de lenguaje mediante conexiones seguras. Estos proveedores operan bajo acuerdos que prohíben el uso de sus datos para el entrenamiento de modelos públicos.

#Infraestructura y almacenamiento en la nube

Utilizamos centros de datos y servicios de infraestructura confiables para alojar la aplicación y almacenar la información de forma cifrada.

#Cumplimiento normativo

Divulgaremos información únicamente cuando exista una orden judicial formal o una obligación legal expresa bajo la legislación colombiana.

#Seguridad de la información

Implementamos medidas técnicas y organizativas para resguardar sus datos:

• Cifrado de datos en tránsito y almacenamiento seguro de credenciales.
• Aislamiento lógico estricto entre organizaciones y espacios de trabajo.
• Controles de acceso basados en roles dentro de cada equipo.

#Derechos del titular de los datos

Conforme a la normativa de protección de datos (Ley 1581 de 2012 en Colombia), usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en cualquier momento.
• Eliminar archivos, conversaciones o su cuenta de usuario directamente desde la aplicación.
• Revocar autorizaciones de acceso y credenciales generadas.

Para ejercer estos derechos por vía administrativa, puede comunicarse a los canales de contacto detallados al final de este documento.

#Conservación y eliminación de datos

Los documentos, conversaciones y agentes se conservan mientras la cuenta o el espacio de trabajo permanezcan activos, o hasta que el usuario decida eliminarlos. Los registros de auditoría y facturación se retienen durante los periodos legalmente exigidos.

#Privacidad de menores

Kivox es una herramienta dirigida exclusivamente al ámbito profesional y productivo. No recopilamos conscientemente información de menores de edad.

#Modificaciones a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios funcionales o regulatorios. Las modificaciones entrarán en vigor a partir de su publicación en el sitio web con la indicación de la fecha correspondiente.

#Información de contacto

Para consultas o solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos:

• Razón social: EKISA S.A.S.
• Correo electrónico: soporte@ekisa.com.co
• Sitio web: https://ekisa.com.co/
• Dirección: Calle 50 # 71 40 Oficina 210, Medellín, Antioquia, Colombia
• Teléfonos: +57 (300) 912 8424 / +57 (320) 689 7164

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Esta política de privacidad forma parte de los términos y condiciones generales de Kivox.